Door Jeroen De Meester, Applicatiebeheerder Collectie

Op 24 november 2023 verscheen op deze blogpagina het bericht Rijksmuseum migreert van Adlib naar Axiell Collections. Toen zaten we nog volop in de analysefase als voorbereiding op het aanleveren van een duidelijk migratieplan aan Axiell. Ondertussen zijn we bijna anderhalf jaar verder en kijken we terug op een succesvolle overstap. Maar vooraleer het zo ver was, is er heel wat water naar de zee gestroomd.

Mijlpaal 1: het migratieplan

Een eerste grote mijlpaal vond plaats in februari 2024 bij het aanleveren van het migratieplan aan Axiell. Meer dan een jaar werd hier hard aan gewerkt door het kernteam van Research Services. Maar liefst 44 workshops vonden plaats om alles in kaart te brengen. Elke twee weken zaten we samen met Axiell om dieper in te gaan op bepaalde topics.

Maar niet alleen het kernteam was druk bezig, ook de andere collega’s van het Rijksmuseum werden nauw betrokken bij dit proces. Maar liefst 13 key-user workshops werden georganiseerd, en daarnaast nog 7 workshops om de werkprocessen van de verschillende afdelingen in kaart te brengen. Bij elke mijlpaal organiseerden we een informatiebijeenkomst waarin we de collega’s op een transparante manier op de hoogte brachten van de huidige stand van zaken.

Het opgeleverde migratieplan bestond uit twee documenten. Een gemakkelijk leesbare, 55 pagina’s tellende, pdf die diende als referentiewerk, waarbij de focus lag op enkele specifieke knelpunten. En een uitgebreide Excel met een meer technische beschrijving, veld per veld, van hoe data gemigreerd moest worden.

Bij aanvang van het migratietraject waren we er ons van bewust dat er heel wat maatwerk (= afwijkend van de standaard ‘modelapplicatie’) in onze Adlib applicatie zat, toegevoegd gedurende meer dan 20 jaar door de verschillende applicatiebeheerders van het Rijksmuseum. Maar het was toch wel even slikken toen bleek dat slechts 13 procent van de velden 1 op 1 gemapt kon worden naar Axiell Collections. Voor 43 procent moest een analyse gebeuren naar de verschillen, en voor 44 procent van de velden moest naar een alternatief gezocht worden. En het feit dat al dit maatwerk weinig of niet gedocumenteerd was door de jaren heen, maakte dit een extra uitdaging.

Het zou te ver gaan om alle verschillende databases te overlopen, maar als voorbeeld kunnen we de migratie van onze thesaurus nemen. In Adlib bevat onze thesaurus 58 velden, in Collections 74. Om deze mapping succesvol te maken, hebben we voor 6 velden de velddefinitie moeten aanpassen, voor 9 velden werd een specifieke datamigratie uitgevoerd, 9 nieuwe velden moesten aangemaakt worden, en gezamenlijk besloten we om 5 velden niet mee te migreren.

Dergelijke analyse werd uitgevoerd voor 10 databases, sommige veel eenvoudiger dan het thesaurus-voorbeeld, maar andere veel complexer. Zo moesten we voor de objectcatalogus maar liefst 741 velden overlopen, een waar huzarenstuk! Maar met een mooi resultaat: waar we in Adlib slechts voor 13 procent overeenstemmen met de modelapplicatie, wordt dat voor Axiell Collections maar liefst 77 procent.

En dan was het de beurt aan Axiell. Vanaf maart tot het einde van juli gingen zij aan de slag met het aanpassen van de modelapplicatie, het schrijven van het migratiescript en het inrichten van onze gehoste omgeving. Niet dat het voor ons dan rustiger werd, want wij waren druk bezig met het opstellen van een testplan, het voorbereiden van gebruikerstrainingen, het uitschrijven van handleidingen, het aanpassen van stukjes adapl-programeercode, en het voorbereiden van de migratie voor de koppelingen naar bijvoorbeeld onze Rijksstudio of integratielaag.

Mijlpaal 2: een eerste werkende Collections

Wat was het een heerlijk moment om tijdens de zomermaanden voor het eerst in te loggen op Axiell Collections met daarin onze eigen Rijksmuseum data. Natuurlijk was na zo een eerste migratie nog lang niet alles correct, en moest er nog heel wat gebeuren, onder andere op het vlak van inrichting en performance, maar dit was echt wel een mijlpaal in het hele project. Meteen gingen we aan de slag met het uitgebreide testplan waarbij de aandacht vooral ging naar het checken van de data-integriteit, de inrichting van het systeem, de functionaliteit, beveiliging en performance van Axiell Collections.

Vanaf de derde migratieronde konden ook de key-users aan de slag met Axiell Collections. Na een korte opleiding verkenden ze het nieuwe systeem aan de hand van uitgebreide testscenario’s die een weerspiegeling waren van hun eigen werkprocessen. Ook deze input werd meegenomen om Collections te optimaliseren. Op het einde van de rit zijn er meer dan 200 issues gedetecteerd, verspreid over vier migratierondes.

Naast het testen lag de focus vooral op de configuratie: het aanpassen van schermen en zoekingangen, het opzetten van single sign on om in te loggen, het inrichten van de verschillende api’s, adapl-programeercode toevoegen en optimaliseren.

Mijlpaal 3: De feitelijke overstap

Begin dit jaar werd dan de (gordiaanse) knoop doorgehakt: eind februari zou de definitieve overstap van Adlib naar Axiell Collections plaatsvinden. De opeenvolging van de migratierondes zorgde er immers voor dat aan alle acceptatiecriteria voldaan was, en ook qua performance en stabiliteit was er een goed gevoel bij het kernteam.

Een uitgebreid draaiboek werd opgesteld, waarin duidelijk stond wie wat wanneer moest doen. En er werd gekozen om een week vóór de eigenlijke overstap een generale repetitie te houden. Dat was echt heel leerzaam en zorgde ervoor dat we echt wel klaar waren om de finale migratie aan te vatten.

Vanaf donderdag 27 februari om 16 uur was het voor de collega’s enkel nog mogelijk om Adlib te raadplegen, en dus geen wijzigingen meer aan te brengen. En op dinsdag 4 maart 2025 was het dan zover, de migratie was een feit, alle gebruikers konden aan de slag met Axiell Collections!

Terugkijkend op het hele migratietraject kunnen we echt wel spreken van een succesverhaal. Het was niet altijd even gemakkelijk en evident, maar door de grondigheid waarmee we aan de slag zijn gegaan, door het betrekken van de collega’s van bij de start van het traject, en door een duidelijke communicatie lieten we niets aan het toeval over waardoor we echt wel trots mogen zijn op wat onze afdeling Research Services verwezenlijkt heeft. De feedback van de collega’s van het Rijksmuseum is lovend.

En nu? Zijn we er nu? Nee hoor, nog lang niet …

Axiell Collections beschikt over veel meer mogelijkheden die we nu nog niet gebruiken (vb een transport databank), dus moeten we bekijken of deze onze huidige werkprocessen kunnen ondersteunen.

En hoe uitgebreid Collections ook is, toch is het niet helemaal in lijn met wat we soms nodig hebben om onze werkprocessen te ondersteunen. Dus blijven er nieuwe vragen van collega’s binnen stromen en kneden we de applicatie verder zodat deze beter aansluit bij onze noden. In tegenstelling tot het verleden wordt dit maatwerk echter duidelijk gedocumenteerd en beargumenteerd, zodat het voor toekomstige applicatiebeheerders duidelijk is waar we precies afwijken van de modelapplicatie.

En Axiell zelf zit ook niet stil. Wij zijn net gemigreerd naar modelapplicatie 5.2, en ondertussen is versie 6.0 net gereleased.

Dus … to be continued…

---

Op de hoogte blijven van Rijksmuseum Research Services? Abonneer je op de blog!