Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het museum kloppend te houden. Met regelmaat worden lopende projecten en actuele werkzaamheden op deze blog gedeeld. Vandaag meer over de nieuwste dienst van de subafdeling depot: Scan on Request voor interne gebruikers.

Door Paul van den Hengel en Merel Smal 

Voor (wetenschappelijk) onderzoek maken medewerkers van het Rijksmuseum veel gebruik van de gedrukte collectie van de Rijksmuseum bibliotheek. Na een depot-instructie zijn medewerkers gemachtigd om zelf de boekendepots in te gaan. In de online bibliotheekcatalogus kunnen zij het standplaatsnummer van een boek vinden om vervolgens zelf het boek in de depots te gaan halen. In het begin is dit soms best wel even zoeken, maar de depotmedewerkers kunnen gelukkig altijd helpen.

Als de boeken zijn verzameld is het de bedoeling dat deze worden geregistreerd in het kantoor van de depotmedewerkers. In voorkomende gevallen is het ook mogelijk het materiaal door de medewerkers van de Leeszaal te laten registreren. Deze registratie is belangrijk omdat de status van het boek dan bekend is.

Sinds maart 2019 is er een nieuwe dienst beschikbaar voor de medewerkers van het Rijksmuseum: Scan on Request. Medewerkers kunnen nu via de online catalogus scans aanvragen van artikels uit tijdschriften, hoofdstukken uit boeken en pagina’s uit veilingcatalogi. Dat scheelt een bezoekje aan het depot! Deze scans krijgen zij dan via de mail opgestuurd. Het team depotmedewerkers verzorgt deze dienst. Zij ontvangen de aanvragen via het bibliotheeksysteem Koha. Zij zoeken met het aanvraagformulier het betreffende boek, tijdschrift of veilingcatalogus in de depots en scannen de aanvraag in. Na het scannen wordt de aanvraag automatisch via Koha verstuurd naar de aanvrager. Uiteraard worden er geen scans gemaakt van fragiele en beschadigde boeken, dit is iets waar het team voorzichtig mee om gaat.

Een enthousiaste aanvrager van scans is René Blekman, catalogiseerder in depot Lelystad:

“Binnen het VOILA-project (verhuizing van de depots in Lelystad naar de nieuwbouw in Amersfoort) maak ik veel gebruik van de documentatie en ander bronnenmateriaal, zoals de inventarisboeken. Naast de fysieke standplaatscontroles ben ik vooral bezig met het aanvullen, verbeteren en uitzoeken van de objectgegevens in het collectie management systeem Adlib, variërend van fysieke kenmerken tot en met de verwervingsgegevens van objecten. Ook probeer ik objecten waarvan de standplaats onbekend is terug te vinden. (Veiling-)catalogi, publicaties en tijdschriftartikelen kunnen een waardevolle bron zijn voor mijn speurwerk. Vragen als ‘is dit nu een origineel voetstuk’, ‘zijn de gevelstenen weer terug gezet’, ‘zijn deze tekeningen ook in 1991 aangekocht’, ‘zijn deze cartons ook van de St. Bavo’ etc. heb ik met hulp van de bibliotheek kunnen beantwoorden. Hier in Lelystad zitten we letterlijk en figuurlijk op afstand van de bibliotheek. Middels de Scan on Request service kan ik nu (met grote regelmaat) artikelen, hoofdstukken uit boeken en catalogi digitaal opvragen. Dezelfde dag nog ontvang ik een digitale kopie. Voor mijn werk hier in Lelystad een onmisbare en waardevolle dienstverlening.”

Helaas is deze dienst niet beschikbaar voor externe bibliotheekgebruikers. Wel kunnen zij via de online bibliotheekcatalogus alle fysieke materialen uit het depot aanvragen om ze vervolgens ter plekke te raadplegen in onze prachtige Leeszaal. Meer informatie over een bezoek aan de bibliotheek is te vinden op de website.