Door Anne Oechtering

Al sinds het begin van 2019 kunnen medewerkers van het Rijksmuseum gebruik maken van een nieuwe, digitale dienst van Research Services: Scan on Request. Om de bibliotheekcollectie ondanks de huidige reis- en toegangsbeperkingen toch enigszins toegankelijk te maken, is deze dienst sinds kort opengesteld voor iedereen met een actief bibliotheekaccount.  

Het fysiek raadplegen van de collecties van de Rijksmuseum Research Library en van het Prentenkabinet is vanwege Corona voor zowel medewerkers als ook externe onderzoekers niet of nauwelijks mogelijk. Dankzij Scan on Request kunnen scans uit een groot deel van de gedrukte bibliotheekcollectie vanuit huis worden aangevraagd en in gedigitaliseerde vorm veilig geraadpleegd. Zo zorgen we ervoor dat onderzoekers ook thuis verder kunnen met hun werk of studie [Afb. 1].

Er wordt inmiddels al enthousiast gebruik gemaakt van deze dienst: sinds het begin van de Corona-crisis verdubbelen de aanvragen voor scans elke maand!  

Hoe werkt het? 

De geregistreerde gebruiker kan via de online bibliotheekcatalogus scans aanvragen van bijvoorbeeld artikelen uit tijdschriften, enkele hoofdstukken uit boeken of van bepaalde pagina’s uit veilingcatalogi [Afb. 2]. Er is wel een limiet op het aantal scanopdrachten per aanvrager (5 per dag) en het aantal pagina’s (50 per werk) – anders zouden we het niet kunnen bolwerken. Ook worden er geen complete boeken gescand, hoe dun het drukwerk ook is, want dat is auteursrechtelijk niet toegestaan. De meeste aanvragen worden nog op dezelfde of de volgende dag afgehandeld. De aanvrager ontvangt dan een e-mail met een link naar de scan van het aangevraagde werk.

De aanvrager mag verwachten dat de tekst op de scans goed leesbaar is. Echter, de kwaliteit van de scans is niet te vergelijken met die van Rijksstudio. Maar dat geeft ook niet, want het gaat bij deze dienst om de tekst, niet om het ‘plaatje’.

Conservatorische en wettelijke beperkingen 

Van deze dienst zijn bepaalde werken uitgezonderd omdat ze potentieel te kwetsbaar zijn, zoals boeken uit de bijzondere collecties, publicaties van vóór 1900, en werken die te groot zijn voor de scanner. Ook maken we geen scans van werken van het Rijksprentenkabinet of van het Koninklijk Oudheidkundig Genootschap. Als Rijksstudio hier geen uitkomst biedt, dan kunnen onze collega’s van Photoservice vaak verder helpen [Afb. 3 t/m 6].

Scan on Request is alleen bedoeld om individueel onderzoek te ondersteunen. We vervaardigen ‘slechts’ een gebruikskopie voor de aanvrager. De aanvrager wordt dan ook verzocht om de auteursrechtelijke bepalingen in acht te nemen en de scans niet te delen of te publiceren.  

De aanvrager heeft twee weken de tijd om de scans te downloaden en op te slaan – daarna worden ze van onze server gewist. We mogen de scans niet langdurig bewaren, want dat is auteursrechtelijk niet toegestaan.

Content die al digitaal beschikbaar is via een van onze gelicentieërde databanken zoals JSTOR of Art Full Text, kunnen door ons niet worden gescand. Medewerkers kunnen deze collecties vanuit huis raadplegen, via de Remote Desktop van het Rijks, maar externe onderzoekers hebben tot onze licenties alleen toegang via het Rijksmuseum-netwerk op locatie. Zolang we gesloten zijn, kunnen externe onderzoekers via hun eigen UB of via een KB-abonnement vaak gelukkig wél direct bij deze bestanden. 

Meer weten? Of zelf aan de slag? 

We hopen dat we met Scan on Request het onderzoek met en naar onze collecties ook in deze tijden kunnen blijven steunen. Tenminste tot het einde van het jaar blijft de dienst ook beschikbaar voor externe onderzoekers met een actief bibliotheekaccount. 

Wie meer wil weten over deze dienst, of wie zelf gebruik wil maken van Scan on Request: Alle informatie is op deze pagina op een rijtje gezet.

Bij verdere vragen of opmerkingen, neem vooral contact op met studiezaal@rijksmuseum.nl.