Door het projectteam collectie automatisering

Al ruim twee decennia gebruikt het Rijksmuseum de applicatie Adlib for Windows van Axiell als collectie management systeem. In al die jaren is de applicatie voortdurend aangepast en is een hoop maatwerk gebouwd, speciaal voor de werkprocessen van het Rijksmuseum. De huidige versie van Adlib die het Rijksmuseum gebruikt is nu echter dusdanig verouderd, dat het steeds lastiger wordt om een goede gebruikerservaring te garanderen. Ook kan de leverancier op korte termijn geen goede ondersteuning meer bieden voor deze versie. Dit betekent dat we geen garantie meer hebben op een oplossing bij bijvoorbeeld bugs of andere problemen, en we ook voor wijzigingen geen beroep meer kunnen doen op de leverancier. Om dit te voorkomen en weer met een toekomstbestendige applicatie te kunnen werken, heeft het Rijksmuseum besloten om met een vijfkoppig projectteam een migratie uit te voeren naar de opvolger van Adlib: Axiell Collections. Omdat een dergelijk traject ook bij andere Nederlandse en Belgische musea speelt, delen we hier graag onze aanpak.

De aanpak

Het is een grote klus om alle data en de diverse maatwerkoplossingen over te zetten naar een nieuwe applicatie. Het doel daarbij is om zo veel mogelijk de standaardapplicatie te volgen. Dat is wel zo toekomstbestendig. Dat betekent echter veel werk voordat we kunnen migreren. We moeten goed uitzoeken welke onderdelen we wel en niet willen meenemen, waarvoor we de standaard kunnen volgen en wat alsnog als maatwerk in de nieuwe applicatie ingebouwd moet worden. De verschillen tussen de huidige en de toekomstige applicatie moeten goed in beeld zijn om deze keuzes te kunnen maken. Pas als dat allemaal uitgezocht is kunnen we een migratieplan schrijven en kan gemigreerd worden.

De afdeling Research Services werkt sinds het najaar van 2022 aan de voorbereiding van de migratie. Dat gebeurt in nauw overleg met de leverancier, de eigen functioneel-, applicatie- en systeembeheerders, en natuurlijk met de gebruikers. Zij moeten immers gewoon hun werk kunnen blijven doen, zowel voor, tijdens als na de migratie. Adlib ondersteunt namelijk de primaire processen van het collectiebeheer. Het vormt tevens ons geheugen en is onmisbaar voor een heleboel projecten, activiteiten, werkzaamheden en gerelateerde systemen. In verschillende workshops en informatiebijeenkomsten worden de gebruikers daarom goed aangesloten op het project.

De resultaten tot nu toe

We zijn dit voorjaar gestart met een analysefase die eind dit jaar afgerond zal worden met een gedetailleerd migratieplan. Belangrijk onderdeel hiervan is het in kaart brengen van het huidige gebruik van de applicatie. Ook is gewerkt aan het opschonen van de database, zodat we straks een technisch correcte set data kunnen overzetten naar de nieuwe omgeving. Het gaat daarbij niet om inhoudelijke informatie, maar om velden in Adlib die niet op de juiste wijze zijn ingevuld. Bijvoorbeeld een datum die omgekeerd is ingevoerd. Begin mei hebben we de technische correcties in de Adlib database afgerond. Het team heeft daarbij maar liefst 45.993 problemen in o.a. de velden en indexen opgelost!

De volgende stap waar we nu mee bezig zijn is uitzoeken hoe die data precies gestructureerd is. Dat is met jaren aan wijzigingen t.o.v. de uitgangssituatie namelijk niet meer zo vanzelfsprekend. We vergelijken deze structuur met die van de meest recente versie van Collections. Daar waar deze structuren volledig over elkaar heen geschoven kunnen worden, kunnen we eenvoudig zien welke velden we één op één mee kunnen nemen. Voor een deel lukt dat ook aardig. Voor veel velden die in de afgelopen jaren stapsgewijs als maatwerk zijn geïntroduceerd, ligt dat iets complexer. Als er géén veld in Collections bestaat voor bepaalde informatie, dan stemmen we met de gebruikers af wat we het beste kunnen doen.

Hoe verder?

Dit najaar vervolgen we de afstemming met de gebruikers en werken we verder aan het migratieplan. We zetten daarbij in op een testopzet, waarbij stapsgewijs onderdelen van de applicatie kunnen worden getest en uitgeprobeerd. Op die manier kunnen ook de gebruikers bekend raken met de nieuwe applicatie voordat ze ermee gaan werken. Het huidige systeem blijft gedurende die tijd gewoon beschikbaar. Het streven is om begin 2025 het gehele systeem over te hebben gezet naar Axiell Collections.