Wie onze blog geregeld leest, weet dat de afdeling Research Services de afgelopen jaren niet stil heeft gezeten. Achter de schermen hebben zich grote veranderingen voltrokken in hoe onze objecten, zowel fysiek als digitaal, worden opgeslagen en ontsloten. Een van de belangrijkste projecten was P.R.O.F.Y.D. (Professionalisering Fysiek Depot Research Services). Hiermee werden de fysieke collecties van de Rijksmuseum Research Library, de collectiedocumentatie en het museumarchief – meer dan 10 km aan materiaal – extern ondergebracht in depots bij het Eye Collectiecentrum in Amsterdam Noord. Dit gebouw is voorzien van de modernste snufjes op het gebied van opslag en conservatie en biedt voldoende ruimte om de komende decennia de collectie te kunnen blijven uitbreiden.

P.R.O.F.Y.D. is in 2024 met succes afgerond tot grote tevredenheid van bezoekers en medewerkers. De operatie is ook buiten de muren van het Rijksmuseum niet onopgemerkt gebleven; geregeld komen er collega-instellingen uit binnen- en buitenland op bezoek om met eigen ogen het eindresultaat van dit huzarenstukje te zien. Uiteraard voert het te ver om over elk bezoek, elke presentatie, of elke informatiebijeenkomst betreffende deze operatie te berichten, maar in deze rap digitaliserende wereld is het soms goed om even stil te staan bij het fysieke aspect van het opslaan en ontsluiten van boeken en ander collectiemateriaal.

Als grootste kunsthistorische bibliotheek van de Benelux, is ons streven om niet alleen onze inhoudelijke kennis, maar ook onze operationele kennis te delen met onze collega’s. Ter gelegenheid van een werkbezoek van een groep collega’s van het RKD – Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis, gingen ondergetekende en twee andere collega’s van Research Services op excursie naar het ‘Depot Noord’, zoals het collectiecentrum binnenshuis wordt genoemd. Na een enthousiaste ontvangst door twee van onze depotmedewerkers, Ana en Jesse, begonnen we vol nieuwsgierigheid aan de rondleiding.

Achter het maken van een boekreservering tot de levering van het object aan de gebruiker gaat een uitgekiend logistiek proces schuil, zo legden Ana en Jesse ons uit. Voor de ochtendlevering kunnen gebruikers hun boekreserveringen tot acht uur ’s morgens en voor de middaglevering tot twaalf uur ’s middags via de catalogus doorgeven. Kort daarna wordt dan de lijst opgemaakt en halen de depotmedewerkers het aangevraagde materiaal uit. De verdeling van de collectie in de depots is zo ingericht dat dit zo efficiënt mogelijk kan gebeuren. De objecten zijn verdeeld over de twee depotruimtes aan de hand van hun aard en omvang; de lijst correspondeert hiermee. Dat is ook nodig, want een uur later staat de koerier klaar om alles naar het Rijksmuseum te brengen. De verzamelde boeken en andere objecten worden alle gescand, zodat ze te allen tijde traceerbaar zijn. Speciale bakken zorgen ervoor dat het materiaal tijdens het transport beschermd wordt tegen beschadigingen.

Eenmaal in het Rijksmuseum aangekomen, vindt het proces in tegengestelde richting plaats: na het uitladen en het uitpakken, wordt alles opnieuw gescand en vervolgens naar de Bibliotheek of het uitgiftepunt voor interne leners gebracht. Ook hier profiteert men weer van het uitgekiende werkproces: in Depot Noord worden de boeken en materialen reeds gesorteerd aan de hand van hun eindbestemming, zodat de collega’s in het depot in het Rijksmuseum deze gelijk op de correcte karren kunnen zetten voor het interne transport. Voor uitgifte aan de lener worden de materialen een laatste maal gescand, waarmee zij nu vervolgens aan het juiste bibliotheekaccount gekoppeld worden.

Voor de collega’s van het RKD was het, naar eigen zeggen, een inspirerende dag. Een die bol stond van nieuwe inzichten, ideeën en aanzetten tot verdere professionalisering van de eigen werkprocessen. Het is altijd goed om je eigen werkprocessen kritisch tegen het licht te houden, het uitwisselen van kennis, ervaringen en best practices is hiervoor cruciaal. In een kleine en specialistische sector als de onze is dit des te belangrijker, zo maken we gezamenlijk de dienstverlening voor onze gebruikers nog beter.