Door Alex Alsemgeest, conservator bibliotheek collecties, en Saskia Scheltjens, hoofd Research Services 

In het kader van #MuseumLibraryWeek geven we graag een kijkje achter de schermen van de Rijksmuseum Research Library. Wat gebeurt er eigenlijk met een fysiek boek vanaf het moment dat het wordt aangevraagd tot het bij een onderzoeker op tafel ligt? 

Hier een korte toelichting bij de processen in een museumbibliotheek die zich veelal aan het oog van de bezoeker onttrekken. Het filmpje wat we hier delen toont het werk dat zich vooral achter de schermen afspeelt: het transport van de fysieke boeken van de bibliotheekdepots naar de bibliotheek en weer terug.  

Met een collectie van meer dan een half miljoen publicaties op het gebied van kunst en geschiedenis — van monografieën en tijdschriften tot veilingcatalogi en oude en bijzondere collecties — is de Rijksmuseum Research Library als de facto nationale kunstbibliotheek van Nederland een onmisbare bron van kennis en informatie voor onderzoekers van over de hele wereld. Hier vind je meer informatie over het gratis gebruik van de bibliotheek. Iedereen is hier namelijk van harte welkom om onderzoek te komen doen. 
 
Slechts een fractie van de boeken uit de collectie van de Rijksmuseum Research Library (circa 40.000 banden) zijn zichtbaar op de boekenplanken van de historische Cuypersbibliotheekhal, de huidige Leeszaal. Een ander klein deel staat ook op open boekenplanken in de aanpalende Studiezaal waar de collectie van het Rijksprentenkabinet en de Bijzondere Collectie van de bibliotheek kan worden geraadpleegd.  

Maar het grootste gedeelte van de bibliotheekcollectie is onzichtbaar voor de bezoekers en bevindt zich op twee verschillende depotlocaties. Eén locatie is onder het hoofdgebouw van het Rijksmuseum. Daar worden de allernieuwste publicaties, de veilingcatalogi en de Bijzondere Collecties van de bibliotheek bewaard in beveiligde en geklimatiseerde depots. De andere locatie huisvest het grootste deel van de collectie. Dat wordt sinds 2024, samen met de collecties van het Eye Filmmuseum, opgeslagen in een extern collectiedepot in Amsterdam-Noord, wat voorzien is van de modernste beveiliging en klimaatbeheersingssystemen. Gelukkig hebben we in beide depots ook aangroeiruimte voorzien, waardoor we als alles meezit in ieder geval de volgende 20 jaar weer vooruit kunnen.  
 
Gebruikers van de Rijksmuseum Research Library kunnen via de bibliotheekcatalogus fysieke boeken aanvragen en/of digitale bronnen raadplegen. Zij worden vervolgens via e-mail op de hoogte gehouden van hun aanvraag en krijgen bericht wanneer een fysiek werk voor hen klaarligt. Voor het bezoek aan de bibliotheek ontvangen de gebruikers een e-mail waarin wordt toegelicht hoe een werk gehanteerd wordt, en achteraf ontvangen zij een digitaal feedbackformulier om te delen hoe het bezoek verlopen is. 

Achter de schermen zorgt een team van gedreven depotmedewerkers van de afdeling Research Services er dagelijks voor dat de aangevraagde boeken twee keer per dag zorgvuldig worden opgehaald uit beide gesloten depots. Vervolgens brengen zij deze naar de Studie- en Leeszaal voor externe bezoekers of naar een interne uitgifteplek voor de leners werkzaam bij het museum. De leeszaalmedewerkers nemen de werken vervolgens over en stellen ze ter beschikking van hun gebruikers. Na gebruik worden de werken door hen weer in ontvangst genomen en bewaard voor een volgend bezoek of klaargemaakt voor retournering aan het depot. Zij zijn het ook die de e-mails opvolgen over het raadplegen van de collecties in de Studie- en Leeszaal.  
 
Wist je trouwens dat circa 83% van de totale fysieke collectie van het Rijksmuseum (objecten én boeken) gratis geraadpleegd kan worden via deze Studie- en Leeszaal?  

En dat er naast dit werk, achter de schermen nog veel méér wordt gedaan om onze dienstverlening mogelijk te maken? Van het selecteren, bestellen en catalogiseren van de boeken, tot het beheren van het bibliotheeksysteem en alle andere collectiesystemen, tot onderzoek en schrijven. En van de bewaking van de ruimtes, tot de schoonmaak, de verlichting en de klimaatbeheersing. Maar dat is voor een volgend kijkje achter de schermen! 

#MuseumLibraryWeek is een initiatief op de sociale media van de Thomas J. Watson Library, de kunsthistorische onderzoeksbibliotheek van The Met, dat wereldwijd is overgenomen door andere bibliotheken. Gedurende deze week zetten zij het vaak minder zichtbare werk van bibliotheken in de schijnwerpers en laten ze zien hoe essentieel zij zijn voor onderzoek, kennisdeling en het behoud van cultureel erfgoed.