Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het Museum kloppend te houden. Regelmatig vertelt een medewerker van de afdeling over lopende projecten en actuele werkzaamheden. Vandaag is het woord aan Merijn Falke, informatiespecialist Bibliotheek en Marinke Melchers-Kruidenberg, medewerker Depot Research Services.

Door Merijn Falke en Marinke Melchers-Kruidenberg

In de bibliotheek van het Rijksmuseum hebben we ruim 400 lopende tijdschriften en jaarverslagen over kunst, geschiedenis en aanverwante onderwerpen. De meeste daarvan zijn nog steeds gedrukt, al beschikt de bibliotheek ook al over 76 digitale tijdschrifttitels.

‘Lopend’ betekent dat er nog regelmatige nieuwe nummers verschijnen die zorg nodig hebben willen we ze kunnen delen met onze bezoekers.  Een selectie van de gedrukte tijdschriften staat in de Leeszaal, op de schuine planken langs beide zijden van de ruimte. Het betreffen de meest geraadpleegde tijdschriften per vakgebied, de rest staat in het Tunneldepot. Daar staan ook bijna alle tijdschriften en jaarverslagen die afgesloten zijn, in totaal zo’n 4.645 titels. Alle tijdschriften in het depot kunnen via de bibliotheekcatalogus worden aangevraagd.

Veel van deze gedrukte tijdschriften worden al jaren ingebonden, met behoud van hun oorspronkelijke omslag. Als ze los op de plank zouden blijven staan wordt het een rommeltje: de banden gaan scheefzakken, losse exemplaren kunnen zoek raken of stuk gaan. Om dit alles te voorkomen worden complete jaargangen ingebonden; ook de uitleenadministratie wordt hiermee overzichtelijker.

Kunsttijdschriften kunnen erg onregelmatig verschijnen. De losse nummers worden in het depot in daarvoor bestemde bakken achter de gebonden delen verzameld. Wanneer er voldoende exemplaren in zitten kunnen ze gebonden worden, dit kunnen één of meerdere jaargangen zijn. Het registreren van de nieuwe nummers en het opvolgen van het bindwerk vraagt om de nodige administratie. Tot voor kort gebeurde dit volledig op papier. Hiervoor moesten we gebruik maken van het ouderwetse ‘cardex-systeem’, waarin de volledige tijdschriftenadministratie werd bijgehouden. Alle ontvangen nummers van een tijdschrift werden bijgeschreven op een grote fiche waarop ook de bindgegevens en abonnementsgegevens werden genoteerd.

Sinds kort is de tijdschriftadministratie geautomatiseerd via ons bibliotheeksysteem Koha. Dit vereenvoudigt het werk aanzienlijk. Maar voor het bindwerk werken we toch nog even handmatig verder met zogenaamde ‘bindbriefjes’ en ‘bindkaarten’.

Op de bindbriefjes schrijven we de informatie voor de binder (nummering, titel, kleur band). De bindkaarten zijn alleen van belang voor onszelf, hierop houden we per tijdschrift bij wat er al gebonden is. Op den duur zal dit laatste hopelijk ook overbodig zijn door de automatisering. Om bij te houden waar de tijdschriften zich bevinden, namelijk bij de binder, maken we in Koha een itemrecord aan, inclusief barcode. Dit item wordt uitgeleend aan de binder, met de vermoedelijke datum waarop het bindwerk klaar zal zijn (deze datum nemen wij ruim, maar het blijft natuurlijk een schatting). Zo weten we welk tijdschrift we naar welke binden hebben gestuurd en wanneer.

Als we zo ongeveer 150 banden hebben klaargemaakt wordt alles gecontroleerd en ingepakt en komt de binder de partij ophalen. En na een aantal weken komt diezelfde binder alles weer terugbrengen. Helemaal vanuit Groningen!