Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het museum kloppend te houden. Regelmatig vertellen we over lopende projecten en actuele werkzaamheden. Dit maal over de start van een samenwerking rond gedegen beheer van museumarchieven.

door Eke Blanksma en Maarten Heerlien

Samen kom je verder. Dat geldt ook voor het beheer van het museumarchief. Door de informatiemaatschappij en de veranderende rol van musea in de samenleving is duurzaam archiefbeheer binnen het museum belangrijker dan ooit. Dat vraagt om actuele kaders en hulpmiddelen om het archiefregime binnen musea vorm te geven en uit te voeren. Met die motivatie vond op 8 juni 2021 de aftrap plaats van een sectorbrede samenwerking voor archiefbeheer binnen museale instellingen. Doelstelling is om een gezamenlijk gedragen strategie te formuleren voor museaal archiefbeheer en hiervoor de nodige hulpmiddelen te ontwikkelen en duurzaam te onderhouden.  

Het twee uur durende online evenement trok ruim 60 deelnemers en werd geleid door Roosmarijn Ubink, Directeur en streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, en Maarten Heerlien, Hoofd Collectie Informatie & Archief bij het Rijksmuseum. Ubink, die momenteel onderzoek doet naar de staat van het archiefbeheer binnen Nederlandse musea, presenteerde de voorlopige conclusies uit haar studie. Eerder publiceerde zij hierover al een artikel met de veelzeggende titel Het museumarchief: ondergeschoven kindje? in het vakblad Museumpeil. Na haar presentatie discussieerden de deelnemers over verschillende onderwerpen, zoals de definitie en reikwijdte van het museumarchief, het meervoudig belang ervan en richtlijnen en instrumenten voor archiefbeheer in het museale domein. De resultaten van een uitvoerige enquête die een groot aantal van de aanwezigen vooraf had ingevuld, vormde de leidraad voor deze discussies.

In het laatste deel van de bijeenkomst werden ideeën verzameld voor samenwerkingen. Dat is essentieel en voor de hand liggend. Essentieel omdat er binnen individuele musea vaak weinig draagvlak is voor het ontwikkelen van beleid, infrastructuur en hulpmiddelen voor duurzaam archiefbeheer. Voor de hand liggend omdat de inrichting van een museumarchief, ontleend aan de werkprocessen die de instelling uitvoert, op hoofdlijnen gelijk is voor alle musea en het dus simpelweg efficiënter is om de bovengenoemde zaken in gezamenlijkheid op te pakken. De resultaten van de eerder genoemde enquête hielpen bij de prioritering van op te pakken activiteiten.

• 

• 

Vervolgstappen

Het enthousiasme om te gaan samenwerken bleek groot. De sessie werd gezien als een goed eerste initiatief. Maar bovenal werd de sessie als zeer noodzakelijk ervaren, een startpunt om vraagstukken als structurele kennisdeling, partnerschappen, standaardisatie, een actueel basisselectiedocument (BSD) en handvatten in gezamenlijkheid op te gaan pakken. Ideeën over werkvormen en prioriteiten voor verbetering van Nederlandse museumarchieven waren er volop, zoals het opzetten van een centraal kennisplatform en -forum, het organiseren van vervolgbijeenkomsten en het formeren van werkgroepen om een start te maken met de eerder genoemde vraagstukken. Een aantal personen meldde zich aan om hier samen nader vorm aan te geven. Om een vliegende start te geven aan centrale kennisdeling werd op 8 juni ook een voorlopige website gelanceerd: www.museumarchieven.nl. Op deze site zijn onder andere de presentaties van de online bijeenkomst terug te vinden en is begonnen met het verzamelen van bronmateriaal over archiefbeheer in musea.

Doelstelling is om dit kennisplatform uiteindelijk onder te brengen bij een breder netwerk voor musea of archieven. Dat geldt overigens voor het hele samenwerkingsinitiatief: deelnemers benadrukken vooral de waarde van aansluiting bij bestaande platforms zoals de Museumvereniging en KVAN, in plaats van zelf het wiel te willen uitvinden. Binnen zulke bestaande netwerken kan deze samenwerking een nieuwe expert- of werkgroep vormen, met kruisbestuiving met andere werkgroepen als voordeel. Hierdoor hoopt het samenwerkingsinitiatief de bewustwording over het belang van duurzame museumarchieven verder te vergroten binnen de sector.

De Samenwerking Museumarchieven zal de komende maanden in kleinere werkgroepen een aantal eerste prioriteiten uitwerken en eind 2021, begin 2022 een nieuwe bijeenkomst organiseren voor alle geïnteresseerden. Op locatie deze keer (Corona volente) want op het belang van goede onderlinge contacten en het bij elkaar in de keuken kunnen kijken werd gehamerd door deelnemers van de aftrap.

Wil je ook op de hoogte blijven van deze ontwikkelingen, kijk dan op www.museumarchieven.nl of mail naar archief [at] rijksmuseum.nl.