Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het museum kloppend te houden. Regelmatig brengen we verslag uit over lopende projecten en actuele werkzaamheden. Ditmaal vertelt Ewout Vreeburg, medewerker Archieven over het onlangs gehouden symposium Museumarchieven.

Door Ewout Vreeburg
Medewerker documentair informatie management • Research Services – collectie informatie & archief

Het Museumarchieven symposium 2022

Onder dit motto vond in het Rijksmuseum op 16 mei het eerste fysieke symposium Museumarchieven plaats.

Door de snel evoluerende informatiemaatschappij en de veranderende rol van musea in de samenleving is duurzaam informatie- en archiefbeheer binnen het museum belangrijker dan ooit. Musea zijn zich daarom ook steeds vaker bewust van het belang van museum-brede archivering. Toch vertaalt dit zich nog niet altijd naar correct beleid en beperken informatieplannen zich vaak hoofdzakelijk tot het beheren en ontsluiten van de collectie informatie. Sinds de verzelfstandiging van rijksmusea in de jaren ’90 zijn de meeste musea niet meer gehouden aan de Archiefwet, maar een vervangend kader met bijbehorende beheersinstrumenten is nooit opgesteld. Er is bij musea behoefte aan capaciteit, kennis, handreikingen en instrumenten. Het doel van dit symposium was om musea te helpen en te inspireren bij de professionalisering van de eigen informatiehuishouding en archivering.

Het Archief en Herkomstonderzoek

Als eerste kregen we een mooie introductie van Saskia Scheltjens (hoofd Research Services) over de totstandkoming van dit symposium en daarna een verhelderende lezing van Roosmarijn Ubink (directeur archivaris Regionaal Historisch Centrum Vecht) over informatiehuishouding en archivering in musea waarin de problematiek van de sector en de start van de taskforce werd besproken. Daaropvolgend kwamen Sophie Olie (herkomstonderzoeker bij het Rijksmuseum en Tom Quist ( herkomstonderzoeker Indonesië bij het Nationaal Museum Wereldculturen) vertellen over het belang van een goed georganiseerd archief bij herkomstonderzoek. Hoe verloopt een zoektocht van een onderzoeker en welke zoekhulpmiddelen zijn er nodig om een onderzoeker te steunen. Zo vertelde Sophie dat zij dankzij de digitale services binnen het Rijksmuseum zonder problemen thuis kon werken tijdens de lockdowns, ze stelde zelfs dat ze vooruit kon werken dankzij de inspanningen van de informatie specialisten.

“Vind niet zelf het wiel uit” : de thematafels: samen kijken naar de praktijk.

Goed het gesprek aangaan is het begin van elke profijtelijke samenwerking en dat bleek ook wel uit de resultaten van de thematafels. Tijdens de middag was er ruimte om bij één van de zes tafels aan te schuiven en mee te praten over pressende archief onderwerpen: hybride museumarchieven, digitale informatiehuishouding, nut en noodzaak selectielijsten en bruikbaarheid van het BSD (basis selectie document), archieven van derden: kunstenaarsarchieven in musea, collectiearchieven: digitalisering en online toegankelijkheid, kennis en opleiding: welke vakinhoudelijke kennis is nodig?

Al deze onderwerpen kwamen in de tafelgesprekken aan de orde. Niet alleen kennis en tips werden gedeeld maar ook de visitekaartjes vlogen over tafel en er waren zelfs enkele uitnodigingen om bij elkaar in de keuken te kijken.

Wat is er nodig om een digitale achterstand weg te werken? Wat is mijn archief en nog veel belangrijker wat is het belang er van? Hoe kan je een archivistisch perspectief samenvoegen met een museale visie?

Enkele sleutelwoorden die uit de gesprekken kwamen waren: bewustwording, samenwerking , vindbaarheid en linked open data.

“Archivarissen beginnen altijd achteraan, ga nu juist een keer vooraan staan”

Hoe geven we de initiatieven van de taskforce Museumarchieven vorm?

De afsluiter van de dag was een bruisend gesprek met Vera Carasso (directeur Museumvereniging), Bert de Vries (voorzitter Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland), Tamara van Zwol (manager Houdbaar bij Netwerk Digitaal Erfgoed) en Marcus Cohen (senior-adviseur DEN, kennisinstituut cultuur en digitale transformatie).

Tijdens dit gesprek werden de panelleden aan een spreekwoordelijk kruisverhoor onderworpen met vragen over wat hun organisatie voor de Museumarchieven kan betekenen. Orde op zaken stellen of juist een handreiking doen naar het publiek? Gezamenlijk een aanvraag doen voor een landelijk digitalisatie project of juist eerst de krenten uit de pap laten zien om verbinding te creëren. Hoe zit het met SIMIN, de sectie informatieverzorging Musea in Nederland. Kan dit initiatief nieuw leven ingeblazen worden? Het was een enerverend en vooral inspirerend gesprek waar zeker opvolging uit zal komen.

Ik sluit graag af met de allerlaatste vraag die tijdens het symposium werd gesteld. Deze kwam van een medewerker van de Anne Frank Stichting en het lijkt de dag mooi samen te vatten:

“Wat doen wij gezamenlijk om het begrip museumarchief voor het voetlicht te brengen, want daarin is onze rol weggelegd en hoe kunnen we die discussie op gang brengen. Welke vragen stelt de maatschappij aan onze kennis? Want wij staan ten slotte ten dienste van onze samenleving.”

Met deze vraag uit het publiek konden we de dag tot een mooi einde brengen.

De museumtaskforce gaat door. Het symposium terugkijken kan op Museumarchieven – Rijksmuseum en wil je meer weten over de taskforce kijk dan op www.museumarchieven.nl