Door Caroline Wittop Koning, informatiespecialist Collectie Informatie & Archief

Het Rijksmuseumarchief gaat terug tot het begin van de negentiende eeuw. Het bevat institutionele gegevens over onder andere de verwerving van objecten, tentoonstellingen, de verschillende museale gebouwen, de bedrijfsvoering en het museumpersoneel. Een belangrijk en omvangrijk deel van de archiefcollectie is kortgeleden verhuisd naar het Noord-Hollands Archief te Haarlem (NHA). Het Rijksmuseumarchief is nu op twee locaties ondergebracht: Het (afgesloten) archief tot 1995 – het jaar van de verzelfstandiging van het museum- is ondergebracht en raadpleegbaar in het NHA, het Rijksmuseum zelf draagt zorg voor de archiefstukken en dossiers van 1995 tot heden.

De afdeling Collectie Informatie & Archief heeft in totaal honderden omslagen in 338 archiefdozen van verschillende formaten overgedragen. Het materiaal bestaat o.a. uit verschillende soorten inventarisboeken, van de ‘Inventaris Kunstwerken Paviljoen Welgelegen Haarlem’, ‘A Inventaris der aan het Rijk behorende Schilderijen’ tot aan de ‘Nederlands Museum Inventaris van kunstvoorwerpen’. Bijna al deze inventarisboeken, inventaris- en systeemkaarten en boekwerken waren al eerder gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt voor interne collega’s via het archiefsysteem JOIN. Een overdracht aan het NHA van deze rijkscollectie was de volgende logische stap.

Voor de overdracht moest er nog best wat werk worden verzet. Zo was het noodzakelijk om de inhoud van de mappen en dozen nog nader te selecteren, d.w.z. alle documenten van na 1995 konden uit de mappen worden gehaald. Vervolgens werden de geschoonde mappen in nieuwe zuurvrije dozen geplaatst. Met potlood werd een korte verwijzing naar de inhoud op de doos gezet. In een Excel overzicht werden omschrijving, start- en einddatum inventaris, volg- en toegangsnummer NHA en type doos genoteerd. Het materiaal is nu duurzaam opgeslagen en alsnog raadpleegbaar in het Noord-Hollands Archief.

Hierboven een uitsnede van de linkerpagina en hieronder een uitsnede van de rechterpagina van het inventarisboek ‘Inventaris der aan het Rijk behorende Schilderijen, Nos 1-1935’. De inventaris is opgebouwd uit de volgende velden; Nr, Naam van den Kunstenaar, Omschrijving der Voorstelling, Maat, Herkomst, Wanneer verkregen, Toestand, Aanmerkingen.

Het nummer toont het inventarisnummer van het object. In bovenstaand geval nummer SK-A-250. Schilderijen die tot de vaste collectie behoren (huidige eigenaar= De Staat der Nederlanden, beheerder= Rijksmuseum Amsterdam), hebben in het huidige digitale ‘inventarisboek’ als prefix SK-A-. Verder zijn kunstenaar, titel, afmetingen, verwervingsmethode en datering, eventueel de toestand en overige opmerkingen vermeld. Indien een object aan een andere kunstenaar werd toegeschreven, werd de naam doorgestreept en de meest actuele vervaardigersnaam genoteerd. Uiteraard worden dit soort data momenteel digitaal bijgehouden en, indien nodig, gewijzigd. Wijzigingshistorie en andere (nieuwe) inzichten m.b.t. de unieke identificatie en historie van een object zijn zo beter inzichtelijk, reproduceer-, publiceer- en uitwisselbaar.

Voor meer informatie over het archief van het Rijksmuseum aanwezig in het Noord-Hollands Archief, zie: 476 Rijksmuseum en rechtsvoorgangers te Amsterdam (Noord-Hollands Archief) – Noord-Hollands Archief.

Voor informatie over het archiefmateriaal van 1995 tot heden en de mogelijkheden tot het raadplegen ervan kun je contact opnemen met de archiefmedewerkers van het Rijksmuseum via archief@rijksmuseum.nl. Verwervingsgegevens zijn niet altijd publiekelijk toegankelijk.