Door Digna van Nielen – Functioneel beheerder Research Services

Iets meer dan een jaar geleden was het zover: de migratie van Adlib naar Axiell Collections was een feit, na meer dan twee jaar voorbereiding. We waren heel trots op het eindresultaat dat we hebben bereikt door met zoveel mogelijk gebruikers samen te werken. Nu kijken we terug op wat we sindsdien hebben bereikt.  

De start 

Eerder schreven we al over de migratie van Adlib naar Axiell. In de eerste maanden keken we als beheerders nog wel eens terug in Adlib, als iemand vroeg “maar in Adlib kon ik…”. Inmiddels is het programma ook van onze computers verdwenen en hebben we alles gearchiveerd wat we wilden bewaren. Axiell Collections is nu helemaal ingeburgerd. En zoals we al voorspelden, is het werk nooit af. 

Updates 

Op de voorjaarsbijeenkomst van de vereniging Netwerk Adlib en Axiell Collections vertelden we over alle updates die we afgelopen jaar hebben gehad (zie ook Verslag voorjaarsbijeenkomst 23 april 2026 – Netwerk Adlib en Axiell Collections). We hebben welgeteld vier updates gehad en de vijfde staat al in onze test-omgeving. In zo’n update zitten bijvoorbeeld opgeloste bugs, of juiste nieuwe mogelijkheden. Elke update wordt eerst getest, in een aparte test-omgeving, voordat we die in gebruik nemen. De updates gingen niet altijd even soepel, maar al met al zijn er in een jaar tijd 100 bugs gevonden én al bijna 80 opgelost door Axiell. Daarnaast is het product zelf ook sterk verbeterd op het vlak van snelheid en stabiliteit.  

Wat er nu beter werkt 

Naast opgeloste bugs zijn er ook een aantal nieuwe mogelijkheden bijgekomen in deze updates. Een daarvan is het zoeken naar “verweesde” termen. Bij het catalogiseren van onze objecten maken we gebruik van onze thesaurus, een woordenlijst met onder andere objectnamen, materialen en technieken. Daarnaast hebben we een grote lijst met “vervaardigers”. Beide lijsten raken door de jaren heen vervuild. Denk aan spelfouten of dubbele invoer. Deze lijsten kunnen we nu nog beter opschonen, door termen of namen zonder enige relatie te verwijderen.  

Ook kunnen we nu “object-gerelateerd materiaal” vastleggen: dingen die op zichzelf geen museaal object zijn, maar wel bij onze objecten horen. Een voorbeeld hiervan zijn de vernis-afname-tissues die gebruikt worden bij Operatie Nachtwacht. Deze tissues worden bewaard en hun gegevens worden nu geregistreerd in Axiell Collections, inclusief hun standplaats. 

Eigen verbeteringen 

Het afgelopen jaar hebben we niet alleen gekeken naar hoe we de nieuwe mogelijkheden van Axiell Collections kunnen inzetten, maar we hebben zelf ook enige verbeteringen aangebracht. Voor onze Registrar’s Office hebben we het makkelijker gemaakt om objecten aan te maken, die we in tijdelijke bruikleen krijgen, door een verkort invulscherm te maken met alleen de belangrijkste velden. Ook zijn er allerlei zoek-ingangen toegevoegd en sjablonen verbeterd, nieuwe opties in keuze-lijstjes toegevoegd, of hebben we juist weggehaald wat niet nodig bleek.  

Wikibot 

Naast technisch en functioneel wordt er ook data-inhoudelijk gekeken naar Axiell Collections. Zo maken we veel gebruik van ‘linked data’. Door in onze thesaurus en personen-dataset te verwijzen naar URIs (Uniform resource identifiers), kunnen we onder andere informatie uit Axiell Collections koppelen aan informatie uit de bibliotheek-catalogus. Door in beide systemen naar een externe bron te verwijzen, weet de computer nu dat deze maker Johannes Vermeer uit de museumcollectie dezelfde persoon is als deze kunstenaar Johannes Vermeer uit onze bibliotheekcollectie. Dat werkt heel goed… als je in beide systemen naar dezelfde bron verwijst… Kijkt de ene collega alleen naar RKD Artists en de andere alleen naar Wikidata, dan ziet onze data-services twee verschillende bronnen en dus twee verschillende personen. Het mooie is dat veel instellingen Wikidata gebruiken om allerlei bronnen aan elkaar te knopen. Daarom hebben we een ‘bot’ gebouwd die Wikidata bevraagt op een aantal geselecteerde bronnen. Nu vragen we af en toe: Ik heb deze links van Wikidata, welke andere bronnen ken je die daarbij passen? Het resultaat importeren we terug in de bronsystemen, om de kans op meer overeenkomsten te vergroten. Intussen hebben we meer dan 14.000 vervaardigers verrijkt met extra links.  

NDE Datasetregistratie 

Tot slot hebben we ook onze datasets geregistreerd bij het NDE. De sets worden in Axiell Collections beheerd en beschreven. Deze datasets zijn voor iedereen open te gebruiken, voor onderzoek, om er een eigen platform mee te vullen, of om data van allerlei collecties mee samen te brengen. De tutorials om deze datasets te gebruiken vind je op Tutorials | Rijksmuseum Data Services. 

Komend jaar 

Het werk is nooit gedaan. Afgelopen jaar zijn er bijvoorbeeld zo’n 10.000 nieuwe objecten geregistreerd en bijna 8.500 persoons-records aangemaakt. Het opschonen, verbeteren en publiceren van deze informatie blijft altijd werk om te doen. Daarnaast hebben we nog een aantal andere uitdagende taken. Tijdens de migratie van Adlib naar Axiell hebben we de beschrijvende velden “wie, wat, waar en wanneer” overgezet naar “afgebeelde personen, periode en geografische trefwoorden”. Maar zie je op dit hemd Hendrik Casimir, of Hulst, of 1640?  

Deze informatie moet eigenlijk verhuisd worden naar “geassocieerde” velden. Bij portretten mogen de namen juist weer wel blijven staan bij afgebeeld persoon. Zo mogen we meer dan 423.000 records nalopen. Samen met onze registratie-collega’s gaan we kijken hoe we dit het beste kunnen aanpakken.  

Daarnaast blijven we ook aan en rond het systeem zelf sleutelen. We zijn bijvoorbeeld actief betrokken bij hoe de implementatie van het Termennetwerk geoptimaliseerd kan worden in Axiell Collections. Ook kijken we hoe we meer inzicht kunnen bieden in welke informatie gepubliceerd wordt uit Axiell Collections, en hoe dat uiteindelijk in onze dataservices en op de website beland. Wordt vervolgd!