Het is algemeen bekend dat het Rijksmuseum een wereldberoemde schilderijenverzameling beheert. Wat minder mensen weten is dat het Rijksmuseum ook een documentatiesysteem beheert met informatie over deze schilderijen. Sinds begin 2018 is deze documentatie voor iedereen opvraagbaar via de online bibliotheekcatalogus en in te zien in de Studiezaal van het museum.

Door Bas Nederveen

De afgelopen maanden heeft de subafdeling Collectie Informatie, onderdeel van Research Services, de schilderijendossiers gereed gemaakt voor de nieuwe dienstverlening. Het gaat om ruim 5700 analoge objectdossiers met documentatie over de schilderijen uit de vaste collectie en de bruiklenen. De dossiers kunnen in het algemeen (kunst)historische en/of restauratiedocumentatie bevatten, maar de inhoud kan per schilderij zeer verschillen, variërend van uitsluitend een oude zwart-witfoto, tot uitgebreide documentatie bestaande uit artikelen, literatuurverwijzingen, detailopnamen, krantenknipsels enzovoort.

De schilderijendossiers zijn vanaf nu opgenomen in onze online bibliotheekcatalogus en zijn voorzien van basale metagegevens: het objectnummer van het schilderij, de titel van het schilderij en de naam van de vervaardiger. Op basis van deze informatie kunnen de dossiers gevonden en ter inzage gevraagd worden op dezelfde wijze als andere opvraagbare werken in de Studie- en Leeszaal.

Naast deze schilderijendossiers beheert het Rijksmuseum nog meer documentatie, zoals digitale documentatie over de schilderijen en analoge en digitale documentatie over voorwerpen van kunstnijverheid, Aziatische kunst en historische voorwerpen. Deze dossiers zijn momenteel nog niet aan te vragen via de online bibliotheekcatalogus. Ook is het op dit moment nog niet mogelijk om op deze wijze de restauratiedocumentatie uit dossiers aan te vragen. Voor deze soorten documentatie kan per e-mail een gemotiveerde aanvraag worden gestuurd naar collectieinfo@rijksmuseum.nl. Voor de aanvraag van restauratiedocumentatie geldt een leveringstermijn van drie werkdagen.

Uitgangspunt voor de uitleendienst is om zoveel mogelijk documentatie beschikbaar te stellen. Maar niet alles kan door iedereen worden ingezien. Zo bevatten dossiers regelmatig documenten die vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens, het auteursrecht of documenten waarover met bruikleengevers schriftelijke afspraken zijn gemaakt over openbaarheid.

De dossiers zijn samengesteld door de wetenschappelijke staf van het Rijksmuseum en vormen het werkgeheugen van het museum. De documentatie is daardoor een rijke informatiebron voor verschillende processen, van technisch onderzoek en restauratie aan objecten tot onderzoek naar de herkomstgeschiedenis ervan. Daarom werkt Research Services er de komende tijd aan om meer documentatie te ontsluiten en raadpleegbaar te maken. De focus zal daarbij liggen op digitalisering en op integratie van analoog en digitaal materiaal. Een complexe klus die we in fasen zullen realiseren.