Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het Museum kloppend te houden. Regelmatig vertelt een medewerker van de afdeling over lopende projecten en actuele werkzaamheden. Vandaag is Fricke Oosten aan het woord, informatiespecialist Collectie Informatie.

Inventarisboeken, artikelen, briefwisselingen, restauratierapporten: door de jaren heen is een breed scala aan collectiedocumentatie verzameld door medewerkers van het Rijksmuseum. De documentatie vormt een rijke bron van informatie over de collectie. Het ligt veelal aan de basis van de beschrijvingen in Rijksstudio en publicaties van het Rijksmuseum.

Ook in een klassieke organisatie als het Rijksmuseum is documentatie steeds vaker digitaal. De bulk van de documentatie bestaat echter nog steeds uit papieren dossiers die alleen in Amsterdam in te zien zijn. Dit is onhandig omdat onze medewerkers op verschillende locaties werken. Met de aankomende opening van Collectie Centrum Nederland werd deze beperkte toegankelijkheid een steeds groter probleem. Bovendien was de documentatie maar beperkt ontsloten. Hierdoor hadden we niet genoeg zicht op wat er precies was aan documentatie, en wat we ermee konden. Er bestond daarom al lange tijd de wens om collectiedocumentatie beter te kunnen ontsluiten en digitaal beschikbaar te stellen.

In januari 2020 was het eindelijk zover. Na een zorgvuldig voortraject was ons digitale archiefsysteem JOIN ook geschikt gemaakt voor documentatie. Alle medewerkers konden de digitale documentatie nu vanaf hun eigen werkplek direct raadplegen en makkelijk nieuwe documentatie toevoegen. Al in december 2019 was de eerste set objectdossiers naar een digitaliseringsbedrijf gestuurd. Voor het eind van het jaar moest alle documentatie digitaal beschikbaar zijn in JOIN. Ondertussen was ik druk bezig om trainingen te organiseren voor al onze onderzoekers, zodat zij hun weg konden vinden in het nieuwe systeem.

De strakke planning die wij hadden opgesteld voor de uitrol van JOIN en digitalisering van de documentatie kwam door het Coronavirus echter opeens op losse schroeven te staan. Op 12 maart keek ik met een groep cursisten hoe premier Rutte het begin van de intelligente lockdown aangekondigde. Een uur later kregen we bericht dat het museum voorlopig dicht ging.

Nu we afgesneden zijn van onze fysieke collectie en bibliotheek, zijn digitale bronnen zoals JOIN extra belangrijk voor onze onderzoekers. Nog maar de helft van de gebruikers had echter een training gevolgd toen het museum dicht ging. Gelukkig zijn we de afgelopen weken al behoorlijk bedreven geworden in het maken van instructiematerialen en het bieden van ondersteuning op afstand. Met behulp van een nieuwe E-learning kan iedereen straks toch zelf aan de slag met JOIN.

Het is op dit moment niet te voorspellen op welke termijn de documentatie in JOIN terecht zal komen. De vreemde situatie waar we ons nu in bevinden geeft ons echter wel ruimte voor andere projecten om de collectie te verrijken. De afgelopen weken is hard gewerkt om duizenden (al gedigitaliseerde) inventariskaarten te ontsluiten. Ook is er een project gestart om onze handgeschreven inventarissen full tekst doorzoekbaar te maken. Hierover lees je meer in het aankomende artikel van Maarten Heerlien, Hoofd Collectie Informatie & Archief.