Achter de schermen van Research Services wordt hard gewerkt om het informatiehart van het Museum kloppend te houden. Regelmatig vertelt een medewerker van de afdeling over lopende projecten en actuele werkzaamheden. Vandaag is het woord aan Fricke Oosten, informatiespecialist Collectie Informatie.

Door Fricke Oosten

Door de jaren heen hebben conservatoren en restauratoren zeer veel documentatie verzameld over de museumcollectie. Deze documentatie heeft onder andere gediend als bron voor objectbeschrijvingen in Rijksstudio en in publicaties, maar kan ook een nieuw aanknooppunt vormen voor verder onderzoek. Sinds 2011 is de afdeling Collectie Informatie verantwoordelijk voor het beheer van alle collectiedocumentatie.
Deze documentatie is heel divers. Zo kan een objectdossier aantekeningen van een conservator bevatten, knipsels, correspondentie over een vergelijkbaar object in een landhuis in Engeland, maar ook slechts een enkele foto. De documentatie is momenteel beperkt ontsloten en is grotendeels nog analoog. Documentatiedossiers kunnen daardoor alleen in Amsterdam worden ingezien. Dit is met name voor collega’s die buiten Amsterdam werken lastig. Daarom heeft de afdeling Research Services onder leiding van de afdeling Collectie Informatie een aantal initiatieven uitgevoerd om deze situatie te verbeteren. Om de collectiedocumentatie duurzaam te kunnen beheren, ontsluiten en (her)gebruiken, is afgelopen jaar een project gestart om de documentatie onder te brengen in een digitale omgeving waarin digital-born, gedigitaliseerde- en analoge documentatie samengebracht kunnen worden.

Vóór de start van het project is bij bevriende organisaties informatie ingewonnen om best-practices en ervaringen te verzamelen. In de eerste fase van het project is een plan van aanpak opgesteld en is er gekeken welke applicaties er al beschikbaar zijn binnen het Rijksmuseum. Een van de uitgangspunten is dat we ons in eerste instantie richten op applicaties die momenteel in het museum beschikbaar zijn en met beperkte aanpassingen geschikt gemaakt kunnen worden voor de behoeften van onze eindgebruikers. We kijken pas verder als blijkt dat deze applicaties op cruciale punten niet voldoen.
Om te zorgen dat het nieuwe systeem goed aansluit bij de werkwijze en vragen van onze belangrijkste gebruikersgroepen, heb ik interviewsessies gehouden met collega’s van de verschillende afdelingen: Welke documentatie is voor hen het meest belangrijk, hoe vinden ze die en waar lopen ze tegenaan als zij een onderzoek starten?
Ook is bepaald hoe onze eigen werkprocessen er straks uit moeten zien.

Het systeem moet niet alleen aansluiten bij huidige werkprocessen, maar ook toekomstbestendig zijn. Op termijn willen we dat het wordt geïntegreerd in een organisatie-brede informatiearchitectuur, waarin documentatie, collectiedata, onderzoeksdata en de bibliotheekcollectie op betekenisvolle wijze worden samengebracht en ontsloten, om vernieuwend interdisciplinair onderzoek te ondersteunen. Hierbij hebben we nauw samengewerkt met onze collega’s van de subafdeling Collectie Automatisering. Dit alles heeft zich tot slot vertaald naar een Pakket van Eisen (PvE) . Op basis van dat PvE zal in de loop van 2019 een digitaal documentatiesysteem worden ingericht. Ter voorbereiding op de nieuwe situatie zijn in 2018 alvast alle analoge en digitale objectdossiers op metaniveau in kaart gebracht. Deze staan klaar om in te stromen in hun nieuwe thuis.