Jaarlijks ontvangt het Rijksmuseum ruim vijfduizend vragen over de collectie van het museum. In eerdere blogposts uit de rubriek ‘Out of the Infobox’ zijn interessante, bijzondere of opmerkelijke binnengekomen vragen behandeld. In deze blogpost stelt de redactie van The Art of Information informatiespecialist Caroline Wittop Koning een aantal vragen over de informatiedienstverlening van de afdeling. Hoe gaat dit precies in zijn werk en hoe hebben informatiespecialisten deze dienstverlening in tijden van Covid-19 weten voort te zetten?

Door Caroline Wittop Koning en de blogredactie

Hoeveel vragen en opmerkingen over de collectie ontvangt het Rijksmuseum eigenlijk?

Dat worden er eigenlijk steeds meer. Omdat de collectie jaarlijks groeit, steeds meer objecten (beter) digitaal worden ontsloten en het museum steeds meer bezoekers ontvangt op de website, groeit het aantal vragen over de collectie. Zo ontvingen we bijvoorbeeld in 2012 gemiddeld 172 vragen en opmerkingen per maand, het afgelopen half jaar was dit gemiddeld 301 per maand. Bijna een verdubbeling!

Hoe bereiken de vragen jullie?

Voorheen was het verzamelen, beheren en ontsluiten van informatie over de objecten en alle vragen over de objecten belegd bij de verschillende verzamel- en restauratieafdelingen (Beeldende Kunst & Kunstnijverheid, Schilderkunst, Beeldhouwkunst, Geschiedenis en Aziatische Kunst en het Rijksprentenkabinet), maar sinds een paar jaar vallen deze werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Collectie Informatie & Archief, een onderdeel van Research Services. We proberen alle vragen zoveel mogelijk te trechteren via een contactformulier op de website en via het opmerkingenveld onderaan elk object op de website. Er komen ook e-mails binnen via het algemene adres van het museum, daar ontkom je niet aan. De telefonisten ontvangen, in ieder geval vóór de Covid-19 periode, een paar honderd telefoontjes per week, die wil je dan ook zo min mogelijk belasten met het doorzetten van vragen over de collectie. Verder gaan we via zogenaamde Research Guides mensen in de nabije toekomst op voorhand informeren waar en hoe je zelf onderzoek kan doen.

Hoe gaat de afdeling Research Services eigenlijk te werk als er een vraag over een object wordt gesteld?

In het Rijksmuseum gaat veel informatie om. Informatie en kennis is op veel verschillende platforms en via veel verschillende producten beschikbaar, denk aan databases, (online)catalogi, archieven en analoge (papieren) documentatiesystemen en als product via o.a. publicaties, verslagen, tentoonstellingen en lezingen. Het museum beschikt over een groot aantal documentatiesystemen. In deze documentatiesystemen worden zoveel mogelijk documenten verzameld die de betekenis, functie, geschiedenis, ontstaanswijze en belang van het voorwerp belichten. Deze bronnen worden, naast de kennis van de conservatoren en restauratoren, ingezet om een zo volledig mogelijk antwoord te kunnen formuleren.

Kun je iets meer vertellen over die verschillende documentatiesystemen?

Het Rijksmuseum heeft vanaf het ontstaan van de collectie altijd informatie verzameld die betrekking heeft op de collectie. Zo beschikken we bijvoorbeeld over een grote collectie beeldmateriaal, o.a. afkomstig uit veilingcatalogi en andere musea. Veel beeldmateriaal is tegenwoordig uiteraard ook online te vinden, maar de documentatie is destijds opgebouwd met de Rijksmuseumcollectie in gedachte en dat maakt het uniek.

Van bijna elk object is er een inventariskaart met de basisgegevens over het object, met informatie over herkomst, vergelijkbare objecten elders, literatuurreferenties, de plaatsen waar het werk ooit in bruikleen is geweest en of er eventueel restauratiewerkzaamheden hebben plaatsgevonden. Daarnaast beschikken we over veel materiaal dat thematisch van aard is, zoals informatie over een bepaalde periode of gebeurtenis.

Op de website van het museum zie je onder elk object het volgende staan:

“Vragen? Ziet u een fout? Of heeft u extra informatie over dit object? Laat het ons weten!”

Waarom zetten jullie dit erbij?

Het museum wil de bezoeker van de website niet alleen beschouwen als afnemer van informatie, maar ook als een potentiële informatieleverancier wiens kennis geactiveerd en gedeeld kan worden door op een laagdrempelige manier informatie aan het museum terug te geven. Daarnaast weten twee meer dan een, met hulp van geïnteresseerde leken en professionals kan het museum de meer dan een miljoen objecten nog beter toegankelijk maken.

Is het nu heel anders werken voor jullie in deze tijd van thuiswerken door Covid-19?

Veel werkzaamheden on site zijn voorlopig opgeschort, omdat we deels of volledig thuiswerken. Het aantal vragen dat het museum ontvangt is eigenlijk hetzelfde gebleven. We ontvangen wel iets meer opmerkingen over de objecten. Het lijkt wel of mensen meer gaan grasduinen door de collectie of in ieder geval meer de tijd nemen om verbeteringen en aanvullingen door te geven.

We kunnen onze papieren (analoge) documentatie niet raadplegen en zijn dus volledig afhankelijk van wat er momenteel digitaal beschikbaar is. Gelukkig waren we al begonnen met het digitaliseren van objectdocumentatie, waarover meer in deze blogpost. We kunnen nu op afstand al meer dan 55.000 stuks documentatie vanuit huis raadplegen. De beschikbaarheid van deze documenten in een centraal toegankelijk systeem heeft ervoor gezorgd dat veel individuele kennis nu goed voor collectief hergebruik kan worden ingezet. Daarnaast is er via de catalogus van de bibliotheek best veel materiaal digitaal beschikbaar.

Het communiceren via een groepsapp met collega’s zorgt ervoor dat je efficiënt vraag en antwoord kan verspreiden en meteen kan delen met de groep. Op deze manier proberen we onze werkzaamheden in tijden van noodgedwongen thuiswerken zo goed als mogelijk voort te zetten.